Überforderung im Job – so wirst du entspannter

Zu viele Aufgaben, volle Kalender, ständig neue Anforderungen und das Gefühl, nie wirklich fertig zu werden: Überforderung im Job kann viele Ursachen haben.

Gerade wenn du viel Verantwortung trägst, ein eigenes Unternehmen führst, als Führungskraft oder im Management für andere verantwortlich bist, lässt sich nicht alles einfach reduzieren. Du wirst immer viele Termine haben, Entscheidungen treffen müssen, Deadlines haben sowie Menschen, die etwas von dir wollen. Und du wirst auch Stress nicht gänzlich vermeiden können.

Trotzdem gibt es einen Unterschied zwischen einem anspruchsvollen Arbeitsalltag und dem Gefühl, dauerhaft unter Stress und Druck zu stehen. Denn Überforderung entsteht nicht nur dadurch, dass viel wir zu viel zu tun haben. Auch die Art und Weise, wie wir mit unseren Anforderungen und Belastungen umgehen, kann beeinflussen, wie belastend und stressig sich unser Alltag anfühlt.

Wenn Überforderung zum Dauerzustand wird

Natürlich kann Überforderung ganz schlicht entstehen, wenn zu viel zusammen kommt.

Ein Projekt muss fertig werden, Kollegen braucht Unterstützung, mehrere Kunden warten auf eine Antwort und gleichzeitig stehen noch Termine sowie organisatorische Aufgaben an. Dazu kommen zahlreiche private Verpflichtungen.

Problematisch wird es häufig dann, wenn aus einzelnen stressigen Phasen ein dauerhafter Zustand wird. Wenn jede Aufgabe dringend und wichtig erscheint, Pausen immer wieder verschoben werden und der eigene Anspruch dazu führt, trotzdem weiter zu funktionieren.

Dabei entsteht Druck nicht ausschließlich durch äußere Anforderungen.
Auch die eigenen Erwartungen können einen erheblichen Anteil daran haben.

„Ich muss das schaffen.“

„Ich darf keinen Fehler machen.“

„Ich muss für alle erreichbar sein.“

„Das kann ich jetzt nicht auch noch absagen.“

„Ich muss einfach besser organisiert sein.“

Solche Gedanken können dazu führen, dass wir uns selbst immer weiter antreiben, obwohl unsere Belastungsgrenze eigentlich längst erreicht ist.

Du bist ein Mensch und keine Maschine

Wir können viel leisten. Wir können Verantwortung übernehmen, berufliche Probleme lösen, anderen helfen und auch einmal über unsere Grenzen hinausgehen, wenn eine besondere Situation es erfordert.

Aber wir können nicht dauerhaft funktionieren wie eine Maschine. Unser Körper braucht Erholung. Unsere Konzentration ist begrenzt und unsere Aufmerksamkeit lässt nach, wenn wir über längere Zeit unter hoher Anspannung stehen.

Stress ist zunächst einmal nichts Schlechtes. Unser Körper verfügt über ein intelligentes Stresssystem, das uns in herausfordernden Situationen leistungsfähig und aufmerksam macht. Dabei spielt unter anderem das Stresshormon Cortisol eine Rolle. Doch ein dauerhaft erhöhter Cortisolspiegel kann zu erheblichen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit führen. 

Der Schlaf wird schlechter, der Körper befindet sich im Überlebensmodus, die Konzentration und Denkfähigkeit lässt nach, man wird schneller reizbar und reagiert womöglich bei kleinen Unstimmigkeiten ungehalten und ärgert sich im Anschluss über das eigene Verhalten und den Kontrollverlust. 

Deshalb geht es nicht nur darum, möglichst resilient zu werden und noch mehr auszuhalten. Es geht vielmehr darum, einen Umgang mit Belastung zu entwickeln, der langfristig funktioniert und unsere Ressourcen sinnvoll einzusetzen.

Oft machen wir uns den Stress selbst

Das bedeutet nicht, dass wir selbst schuld sind, wenn wir überfordert sind. Aber manchmal übernehmen wir Erwartungen, die längst nicht mehr zu unserer aktuellen Lebens- oder Arbeitssituation passen.

Das habe ich beispielsweise bei einer Kundin erlebt.

Sie hatte ihr eigenes Unternehmen aufgebaut und konnte ihren Arbeitsalltag inzwischen weitgehend selbst bestimmen. Trotzdem fiel es ihr morgens schwer, in den Tag zu starten.

Der Grund war zunächst schnell gefunden: Sie hatte häufig bis spätabends gearbeitet und war morgens entsprechend müde. Gleichzeitig hatte sie sich im Angestelltenverhältnis daran gewöhnt, morgens pünktlich um 9 Uhr am Schreibtisch sitzen zu müssen. Der Chef erwartete sie und diese Erwartungshaltung hatte sie verinnerlicht. Jetzt war sie selbstständig und ihr eigener Chef. Sie musste nicht mehr um 9 Uhr am Schreibtisch sitzen. Niemand wartete darauf, dass sie sich zu dieser Uhrzeit einloggte. Trotzdem machte sie sich jeden Morgen Druck, rechtzeitig aufzustehen.

Im Coaching haben wir uns genauer angeschaut, woher dieser Anspruch eigentlich kam. Dabei wurde deutlich, dass es gar nicht ihr eigener Anspruch war, sondern eine Erwartung, die sie aus ihrem früheren Arbeitsleben übernommen hatte. 

Allein diese Erkenntnis hat etwas verändert. Sie konnte sich erlauben, ihren Arbeitstag später zu beginnen. Die Uhrzeit verlor ihre Macht über ihren Start in den Tag. Sie musste nicht mehr gegen sich selbst arbeiten.
Und plötzlich wurde aus einem stressigen Start ein deutlich entspannterer Beginn des Arbeitstages – ohne Wecker und ohne unnötigen, selbst auferlegten Druck.

Nein sagen und Grenzen setzen

Ein weiterer wichtiger Punkt bei Überforderung ist die eigene Abgrenzung. Viele Menschen übernehmen mehr, als sie eigentlich leisten können. Sie sagen Ja, obwohl sie wissen, dass der Kalender bereits voll ist. Sie übernehmen berufliche und auch private Aufgaben, die eigentlich jemand anderes erledigen könnte. Sie reagieren sofort auf jede Nachricht, jedes Anliegen. Sie möchten niemanden enttäuschen und haben Schwierigkeiten damit, Erwartungen zurückzuweisen.

Doch jedes zusätzliche Ja braucht Zeit. Und diese Zeit fehlt an anderer Stelle.

Nein zu sagen bedeutet deshalb nicht automatisch, unkollegial, egoistisch oder unzuverlässig zu sein.

Manchmal ist ein klares Nein sogar notwendig, damit die Aufgaben, für die du tatsächlich verantwortlich bist, gut erledigt werden können. Du musst nicht jede Anfrage, die an dich herangetragen wird, sofort beantworten.

Hektik macht uns nicht automatisch schneller

Ein weiterer Faktor, der Stress im Alltag verstärken kann, ist Hektik. Wir kennen wohl alle solche Situationen:
Du bist spät dran und hast vor einem Termin noch ein paar Minuten. Also gehst du in die Küche, um dir noch schnell einen Kaffee zu holen. Weil du unter Zeitdruck und gedanklich bereits beim bevorstehenden Termin bist, machst du alles ein bisschen schneller. Beim Eingießen verschüttest du etwas Kaffee. Du greifst hektisch nach dem Küchenpapier. Dabei stößt du an einen Löffel, der in die Spüle fällt. Kaltes Abwaschwasser spritzt auf deinen Ärmel. Jetzt versuchst du auch noch den Ärmel sauber zu bekommen und hast nur noch eine Minute Zeit. 

Und genau hier zeigt sich etwas, das wir im Alltag häufig übersehen:

Hektik führt nicht automatisch zu schnelleren Ergebnissen. Im Gegenteil. Durch die innere Unruhe passieren leichter kleine Fehler und Missgeschicke, die anschließend zusätzliche Zeit kosten.
Manchmal führt also der Versuch, Zeit zu sparen, also genau zum Gegenteil.

Diesen Gedanken möchte ich dir mitgeben

Es gibt einen Gedanken aus der buddhistischen bzw. Zen-Tradition, der diese Haltung sehr schön beschreibt:

Wenn ich stehe, dann stehe ich.

Wenn ich gehe, dann gehe ich.

Wenn ich sitze, dann sitze ich.

Wenn ich esse, dann esse ich. 

Wenn ich liebe, dann liebe.

Die Idee dahinter ist einfach: Deine Aufmerksamkeit im jeweiligen Moment zu halten. In unserem vollen Alltag ist es oft nicht so selbstverständlich.

Wir sind beim E-Mail-Schreiben gedanklich schon beim nächsten Termin. Während eines Gesprächs denken wir über die nächste Aufgabe nach. Beim Essen schauen wir auf das Handy und beim Weg zum nächsten Meeting überlegen wir bereits, was danach noch erledigt werden muss.

Unser Körper befindet sich an einem Ort, während unser Kopf schon ganz woanders ist.
Achtsamkeit bedeutet nicht, den ganzen Tag meditieren zu müssen

Es kann ganz schlicht bedeuten, wieder bewusster bei dem zu sein, was gerade passiert und eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Das kann erstaunlich viel verändern.

Zeitstress beginnt oft schon bei der Planung

Auch Zeitdruck lässt sich an vielen Stellen reduzieren. Wenn du einen Termin so planst, dass du gerade noch pünktlich ankommst, reicht eine kleine Verzögerung und du gerätst in Stress.

Ein kurzer Stau, ein fehlender Parkplatz, eine leicht verspätete Bahn oder ein Gespräch, das etwas länger dauert: Und schon funktioniert die gesamte Planung nicht mehr. Wer dagegen bewusst etwas Zeitpuffer einplant, kann dabei viel gelassener bleiben und vor einem Termin noch einmal durchatmen und sich fokussieren.

Du musst nicht jede Minute verplanen.

Manchmal beginnt Entlastung bereits damit, Lücken in den Kalender einzubauen. Lücken für zu erwartende unvorhergesehene Dinge, wie eine neue Kundenanfrage für einen Großauftrag, eine länger dauernde Abstimmung oder technische Probleme. 

Was kannst du tun, wenn du dich überfordert fühlst?

Wenn Überforderung bereits präsent ist, helfen gut gemeinte Tipps, wie sich mehr Erholung zu gönnen nicht unbedingt. Denn dies kann zu zusätzlichem Druck führen, sich erholen zu müssen.

„Ich muss mich jetzt entspannen“ ist schließlich auch eine Anforderung.

Es hilft vielmehr, zunächst aus dem Autopilot auszusteigen. Kurz innehalten. Den nächsten Schritt nicht sofort automatisch ausführen. Dann sortieren:

Was muss tatsächlich jetzt passieren? Was kann warten? Was kann jemand anderes übernehmen?

Und anschließend nur den nächsten sinnvollen Schritt angehen. Nicht den gesamten Tag gleichzeitig lösen. Nicht alle offenen Aufgaben im Kopf durchspielen. Einfach nur den nächsten Schritt. Das klingt einfach, ist aber gerade in stressigen Situationen oft genau das, was schwerfällt.

Überforderung im Job beginnt nicht immer mit zu viel Arbeit

Natürlich kann es Zeiten geben, in denen tatsächlich zu viel Arbeit da ist. Dann reicht es nicht, einfach achtsamer zu werden. Aufgaben müssen reduziert, Prioritäten verändert, Verantwortung verteilt oder Unterstützung organisiert werden.

Aber manchmal liegt ein Teil der Belastung auch darin, wie wir selbst mit unseren Anforderungen umgehen: Übernommenen Erwartungen. Fehlende Abgrenzung. Dem Anspruch, immer funktionieren zu müssen. Fehlende Pausen. Oder darin, ständig besser werden zu wollen.

Entlastung bedeutet deshalb nicht, weniger ambitioniert zu sein oder keine Verantwortung mehr zu übernehmen. Es geht vielmehr darum, den eigenen beruflichen Alltag bewusster zu gestalten und einen Umgang mit Arbeit zu finden, der auch langfristig zu einem selbst passt.

Impuls zur Selbstreflexion

Wenn du dich im Job häufig überfordert fühlst, lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen und Strategien für besonders stressige Phasen zu entwickeln.

Was erzeugt in deinem Alltag den größten Druck?
Die tatsächliche Menge an Aufgaben oder der Anspruch, wie du diese Aufgaben erledigen musst?

Und:

Was wäre ein kleiner Schritt, mit dem du heute etwas mehr Ruhe in deinen Arbeitsalltag bringen könntest?

Du musst dafür nicht sofort dein gesamtes Leben verändern. Manchmal beginnt Veränderung mit einer kleinen Entscheidung: einen Termin nicht auf die letzte Minute zu planen, eine Aufgabe abzugeben, sich ein Nein zu erlauben und den Umgang mit den Menschen in deiner Umgebung bewusster zu gestalten oder eine Pause tatsächlich als Auszeit zu nutzen.

Und manchmal braucht es nicht nur gut gemeinte Tipps, sondern einfach einen Raum, in dem man die eigene Situation einmal in Ruhe betrachten kann, ohne direkt funktionieren oder eine Lösung präsentieren zu müssen.

Genau dort kann Business Coaching ansetzen.

Nicht mit dem Ziel, dich noch belastbarer zu machen oder noch mehr aus dir herauszuholen.

Sondern mit dem Ziel, gemeinsam herauszufinden, welche Belastungen du in deinem beruflichen Alltag erlebst und was du verändern kannst, damit Arbeit wieder leichter, entspannter und stimmiger wird. Und wie du deine vorhandenen Ressourcen sinnvoll einsetzen kannst und welche Strategien zur Stressreduzierung dir helfen.

Wenn du dich in diesem Thema wiedererkennst und die Dinge gerne einmal in Ruhe aus einer anderen Perspektive betrachten möchtest, melde dich gerne über mein Kontaktformular bei mir.

Ich freue mich auf dich.